Lean Competencies of Healthcare Professionals as a Basis for Improving the Efficiency of a Medical Organization

Full Text

Рассматривая применение бережливых технологий в здравоохранении с позиции профилактики, возникает необходимость пояснений точки их приложения, как предупреждающих мер для развития или прогрессирования определенных ситуаций. Согласно определениям профилактика включает в себя комплекс мероприятий, которые направлены в первую очередь на сохранение и укрепление здоровья населения. Каким же образом наращивание бережливых компетенций среди сотрудников медицинских организаций может встраиваться в профилактические мероприятия. Предлагаем расширить понятие профилактики через призму структурных компонентов качества медицинской помощи, представляющих из себя совокупность элементов своевременности, правильности тактики при оказании медицинской помощи с оценкой соответствия достигнутого результата к запланированному [1]. Все эти задачи принято рассматривать через связующие звенья управления качеством, известные как триада Донабедиана [2]. Управление качеством через три ключевых блока: структура, процессы, результаты, позволяют предупреждать (а значит заниматься профилактикой) проблемы при организации и оказании медицинской помощи в разрезе приоритетных целей, стоящих перед здравоохранением. Управление всеми необходимыми ресурсами (кадры, расходные материалы, оборудование, финансы и т. д.) для осуществления основных медицинских процессов, через постоянный мониторинг и анализ, к соблюдению стандартов и достижению поставленных задач – ключевая цель непрерывного повышения эффективности деятельности медицинской организации. Необходимость роста эффективности управления медицинской организацией становится важным профилактическим ресурсом предупреждения отклонений и предвосхищения проблем, связанных с качеством и доступностью медицинской помощи. Какую роль в этом играют бережливые технологии? Повышение эффективности через применение бережливых технологий во многих отраслях деятельности, в том числе в медицине, давно признанный факт [3]. Активное применение инструментов и методов бережливого производства в здравоохранении позволяет повысить качество, перераспределить временные и ресурсные издержки при выполнении основных медицинских процессов, выявлять приоритетные проблемы, знать возможности для развития и повышения эффективности своей деятельности [4]. Таким образом, можно с уверенностью рассматривать бережливые технологии как профилактические технологии управления эффективностью медицинской организации. Однако все это не будет возможным при отсутствии нужных компетенций среди работников медицинских организаций.

ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Изучение подходов повышения эффективности наращивания бережливых компетенций у специалистов здравоохранения через компоненты управления качеством (триада Донабедиана) с оценкой результата вложенных образовательных инвестиций.

МЕТОДИКА ИССЛЕДОВАНИЯ

Применяя трехкомпонентный подход управления качеством в медицине [2], при подготовке и реализации программ повышения квалификации по направлению «бережливые технологии в медицине», учебно-методический центр по развитию бережливых технологий и здравоохранения («Фабрика процессов») ФГБОУ ВО Кировский ГМУ Минздрава России (далее – Центр) формирует тренинговые программы обучения через блоки «структура», «процесс», «результат» с однонаправленным вектором практической медицины – повышением эффективности. В качестве примера приводим описание одной из программ повышения квалификации по теме «управление запасами, система канбан.

Блок «структура»

Необходимость получения навыков в области эффективного управления различными видами ресурсов в медицинской организации, знание своих возможностей и выполнение в полном объеме стандартов оказания медицинской помощи, а также достижение одного из критериев уровня новой модели медицинской организации – все это стало инициирующим запросом для разработки образовательного продукта на формирование навыка бережливого производства – системы канбан.

В блок «структура» вошли несколько составляющих элементов, а именно: анализ кадровых ресурсов и уровня владения необходимыми hard-компетенциями по заявленной теме, изучение конкретных потребностей практического здравоохранения с оценкой исходного состояния процессов управления запасами и тех компетенций, которые необходимы для достижения результата, определение оптимальных условий для получения этих компетенций, оценка технических ресурсных возможностей тренингового Центра, а также расчет необходимого времени для запуска обучения. Для вышеперечисленных задач была сформирована рабочая группа образовательного проекта, в которую были включены представители практического здравоохранения (региональный центр ПМСП Минздрава Кировской области, медицинские организации г. Киров). Совместная аналитическая работа на непосредственно медицинских площадках позволила обсудить ключевые проблемы процессов управления материальными и иными запасами, провести хронометраж исходного состояния процессов, начать формировать структуру обучения с последовательным погружением в тему и передачу необходимого навыка. Визуализация карты потока создания ценности исходного состояния стала основой для тренинга в качестве максимально реальной ситуации в текущей деятельности медицинской организации. Кадровые и технические возможности Центра после выстраивания «скелета» тренинга были адаптированы под получение участниками обучения максимально запрашиваемых знаний и навыков. Ключевым в блоке «структура» стало наращивание необходимых hard-компетенций лин-тренерами Центра, которое включило в себя работу в качестве соавторов методических рекомендаций и оценочных критериев для практического здравоохранения [6], изучение литературы, участие в тематических тренингах на фабриках процессов, работа с экспертами АО ПС Росатом, изучение опыта в других сферах применения системы канбан с посещением предприятий и т. д. Постоянное совершенствование компетенций по бережливым технологиям сотрудниками Центра продолжается непрерывно на постоянной основе, что является основным показателем качества образовательных услуг, предлагаемых УМЦ «Фабрика процессов». Итогом блока «структура» после проведенных технических апробаций стала образовательная тренинговая программа на получение навыка по эффективному управлению запасами.

Блок «процесс»

Полученная предтренинговая информация и необходимые условия (блок «структура») являеюся конкретной потребностью практического здравоохранения (так называемый «голос заказчика»), от которой выстраивается востребованный образовательный продукт (образовательный процесс), построенный на ценностях и принципах бережливого управления с пониманием через какие подходы и методики будет сформирован интересующий навык для заказчика. Опыт Центра показал высокую эффективность обучения по бережливым технологиям через тренинг (фабрика процессов), метод кейсов и выполнения практикумов для представителей практического здравоохранения [7].

Образовательный процесс – как основной жизненный цикл Центра строится по технологии создания и проведения тренинга, что позволяет избежать нежелательных явлений в виде активного сопротивления участников, низкой эффективности результатов, отсутствия на выходе навыка и, что особенно важно, осознания необходимости полученных знаний и навыков для практической медицины. Постановка целей тренинга играет ключевое значение в подготовке сценария, количестве раундов, ролей участников, визуализации результатов достижения целей и в целом в сборке смысловой последовательности активности в ходе программы обучения. В представленной дополнительной профессиональной программе ключевым звеном обучения и оценки его эффективности стал тренинг в условиях симуляционной поликлиники с возможностью для участников развертывания пошагового алгоритма технологии управления запасами на основе системы канбан, а также классификаторов ресурсов (АВС, VEN и др.). Итог обучения – это закрепление навыка в виде представления персональных проектов по улучшениям для своей медицинской организации. Проговаривая технологию навыка развертывания системы управления запасами через актуальные проблемы своей организации, слушатель усиливает личное осознание его необходимости и эффективности. В результате, на выходе каждый участник тренинга имеет не только представление о самой технологии управления запасами, но может сразу начать закреплять навык через его реализацию на практике. Наиболее успешными результатами по итогам обучения обладают те организации, которые формируют для одномоментного прохождения тренинга команды в составе 3–4 сотрудников из одной медицинской организации, представляющим разные функциональные обязанности по работе с управлениями запасами (например: главный врач, заместитель главного врача, старшая медицинская сестра, главный экономист, провизор и др.), что создает кросс-функциональную группу с большим пониманием технологии и эффекта для своей организации.

Блок «результаты»

Необходимо отметить, как и в подходах к управлению качеством в практическом здравоохранении, так и в управлении качеством в тренинговом центре, ни один из блоков не может быть стационарным. С учетом мониторинга и подробного анализа каждого тренинга, а также новых условий в управлении медицинской организацией, происходит постоянное изменение всех трех компонентов с оценкой влияния на результат и удовлетворенность основного заказчика образовательного продукта в виде применения полученных навыков в практической деятельности.

Результаты проведенного обучения оцениваются Центром не только с позиции краткосрочных целей в виде анализа обратной связи и оценки удовлетворенности, но и с позиции долгосрочных целей в виде активного применения навыка и получения результатов, которые повлияли на эффективность деятельности медицинской организации. Существуют разные модели оценки долгосрочной эффективности обучения на влияние стратегических целей организации [8]. Одним из таких подходов является модель Киркпатрика – Филлипса, включающая в себя несколько уровней оценки результативности программы обучения, от эмоциональной реакции на обучение до оценки вложенных инвестиций в навыки сотрудников, а также на результаты деятельности организации [9].

РЕЗУЛЬТАТЫ ИССЛЕДОВАНИЯ И ИХ ОБСУЖДЕНИЕ

Приводим в качестве примера описание результатов анализа эффективности качества образовательного продукта через оценку рентабельности вложенных затрат на полученный эффект для медицинской организации – показатель ROI [9]. Информация предоставлена руководством одной из медицинских организаций Кирова (КОГБУЗ «Городская больница № 2»). За основу взята базовая система расчетов эффективности вложенных инвестиций и период их возврата.

КОГБУЗ «Городская больница № 2» (далее – Больница) представляет из себя крупную многопрофильную медицинскую организацию (в прошлом – ЦРБ), в составе которой имеются три поликлиники, одна из которых детская поликлиника, женская консультация, стоматологическая поликлиника, многопрофильный стационар на 299 койко-места (с гинекологическим, хирургическим, реанимационным, терапевтическим, пульмонологическим, педиатрическим отделениями, родильным домом). Больница обслуживает 58 тыс. прикрепленного населения. В финансовой структуре расходов медицинской организации основную часть занимают расходы на заработную плату, затраты на аутсорсинг по лабораторным услугам, на лекарственные средства и изделия медицинского назначения (далее ЛС и ИМН), в связи с этим затраты на перечисленные статьи расходов самые значимые и требуют четкой аналитики, а также являются ключевыми в процессе оказания качественной медицинской помощи. Наличие нужного расходного материала, лекарственного средства в нужном количестве – это один из компонентов соблюдения стандартов оказания медицинской помощи в блоке управления качеством «структура».

Взаимодействие Центра с администрацией Больницы прошло все блоки в системе управления качеством через образовательные инвестиции. В ходе развертывания блока «структура» Больница выступила одной из медицинских организаций, на базе которой проходила предтренинговая диагностика процессов и актуализация проблем при формировании программы обучения. Кроме этого, Больница стала участником знакомства с опытом применения системы канбан на одном из предприятий Удмуртской Республики, а также практической базой для разработки оценочных критериев новой модели по управлению запасами.

Высокая вовлеченность главного врача и мотивация коллектива на постоянное совершенствование процессов в работе Больницы позволило сформировать команду единомышленников и план обучения по представленной программе. За период 2022–2023 гг. обучение прошли 7 сотрудников Больницы, а именно: главный врач, заместитель главного врача по лечебной работе, главная медицинская сестра, старшая медицинская сестра, заведующий поликлиникой, старшая акушерка, юрист. Команда прошла обучение в двух группах по 3 и 4 сотрудника соответственно. Затраты на обучение (вложения в образовательные инвестиции) составили 73 500 рублей. Затраты на поездку для знакомства с опытом применения системы канбан – 0 рублей. Сразу после обучения первой группы сотрудников с февраля 2023 г. в Больнице началась реализация проекта по управлению запасами. Обучение сотрудников, занимающих разные должности и кросс-функциональные функции, позволило быстро и эффективно выстроить работу в медицинской организации с применением бережливых технологий и начать получать значимый экономический эффект.

Период сравнительного анализа и реализации в Больнице системы управления запасами через навык, полученный в Центре, составил аналогичные периоды за три года, начиная с 2022 по 2024 г.

В расчеты вошли идентичные затраты на расходные материалы (ИМН) и лекарственные средства (ЛС). При закупке и заказе в рамках контрактов лекарственных средств и изделий медицинского назначения администрация анализирует потребности структурного подразделения, производит расчеты, формирует заявки по мере необходимости пополнения. Главная медицинская сестра анализирует запас ЛС и ИМН в медицинской организации и запас на складе 2-го уровня (уровень отделений). Заместитель по лечебной работе проводит анализ заявок с учетом клинических рекомендаций и стандартов лечения, а также списка ЖНЛВП. При этом наличие общих знаний и навыков позволяет выстраивать процесс управления запасами в одном стандартном пространстве. У сотрудников Больницы всегда есть возможность обратиться за консультацией к специалистам Центра, в том числе при необходимости проведения дополнительных тренингов по имеющимся компетенциям.

Важно отметить, что речь не идет об экономии на ЛС и ИМН и их качестве. Речь идет об эффективности их закупки и качестве, в том числе за счет исключения из закупок ненужных препаратов и исключения необоснованных завышенных запасов. Реализация управления запасами развернута с началом цепочки от рабочих мест сотрудников через склад к основным поставщикам. Затраты на развертывание системы управления запасами в Больнице составили 30 тыс. рублей.

В результате полученный доход (в нашем примере: перераспределение финансовых средств в виде их экономии) от реализации системы управления запасами по ЛС и ИМН (статья 341 расходов деятельности Больницы) в период с 2022 по 2024 г. составил – 4 881 тыс. рублей в месяц в среднем.

Показатель окупаемости инвестиций [ROI = (доход от проекта – стоимость затрат инвестиций) \ стоимость затрат инвестиций × 100%] в виде образовательного проекта составил 4 600 %, что считается эффективным проектом (более 150 %). Условно каждый вложенный рубль в инвестиции при одних тех же условиях принес Больнице 46 рублей. Полученная экономическая эффективность в виде перераспределения финансов вкладывается в развитие медицинской организации и заработную плату сотрудников. В Больнице продолжается реализация бережливых технологий по управлению запасами с оценкой эффективности результатов, а вложенные инвестиции в образование и получение необходимых компетенций показывают высокую рентабельность последних.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Инвестиции в компетенции сотрудников для совершенствования управления качеством – приоритет руководителя медицинской организации. От того какие компетенции сотрудников появятся в матрице бережливых компетенций – будет зависеть возможность оперативного реагирования на изменившиеся условия, быстрого решения проблем и устойчивого сохранения на высоком стабильном уровне качества медицинской помощи.

В результате такой подход становится не чем иным, как профилактика снижения качества медицинской помощи через эффективное управление медицинской организацией с применением бережливых компетенций, где вложенные инвестиции в образование сотрудников приносят конкретный окупаемый результат.

Практика Самарского государственного технологического университета подтверждает активное участие руководства промышленных предприятий и его готовность принимать активное участие не только в форме инвестиционных вложений в обучение, но и как носителя компетенций, необходимых для обучения персонала с точки зрения постановки задач и получаемого экономического эффекта от инвестирования [9].

Соответствие учебных центров запросам практического здравоохранения, направленным на получение востребованных навыков, возможно только в практико-ориентированных образовательных технологиях – от знаний потребностей заказчика и реальных проблем до мастерства передачи навыков и прослеживаемости результатов.

Таким образом, эффективность последипломного обучения специалистов системы здравоохранения может достигаться только совместными консолидированными подходами, направленными на получение и совершенствование необходимых навыков, повышающих эффективность деятельности медицинской организации путем рационального использования имеющихся профильных компетенций, изменения протекания процессов и ответов на вопрос «какие бережливые компетенции и как помогут решить возникающие проблемы».

About the authors

Svetlana D. Mazunina

Kirov State Medical University

Author for correspondence.
Email: leanmed@kirovgma.ru
ORCID iD: 0000-0003-3197-6519

Associate Professor (DPO), Candidate of Medical Sciences, Director of the Educational and Methodological Center for the Development of Lean Technologies and Healthcare ("Factory of Processes")

Russian Federation, Kirov

Vsevolod L. Adzhienko

Volgograd State Medical University

Email: vsevolod.adzhienko@volgmed.ru
ORCID iD: 0000-0002-5269-4150

Professor, Doctor of Medical Sciences, Director of the N. P. Grigorenko Institute of Public Health, Head of the Department of Public Health and Healthcare

Russian Federation, Volgograd

Lyudmila V. Isakova

Kirov State Medical University

Email: leanmed1@kirovgma.ru

Leading Specialist of the Educational and Methodological Center for the Development of Lean Technologies and Healthcare

Russian Federation, Kirov

Natalia V. Shulyatyeva

Kirov City Hospital No. 2

Email: gb2@medkirov.ru

Chief Physician

Russian Federation, Kirov

Ekaterina M. Karpova

Regional Primary Health Care Center

Email: ekaterina.karpova@medkirov.ru

Head of the Regional Primary Health Care Center, Medical Information and Analytical Center, Center for Public Health and Medical Prevention

Russian Federation, Kirov

References

Supplementary files